To Do List professionnelle – Méthodes, conseils et imprimables
Vous êtes nombreux à me demander comment rendre votre To Do List professionnelle plus efficace. Vous avez apprécié l’article sur les secrets d’une To Do List réussie et vous souhaitez aller plus loin en donnant une nouvelle impulsion à votre liste de tâches au travail.
Nous allons voir ensemble différentes façons de faire sa To Do List professionnelle. Comment classer les tâches et selon quels critères ? Par quelle tâche commencer ? Quel support utiliser ? Faut-il l’intégrer à l’agenda ou lui consacrer un support à part ? Faut-il la faire la veille ou le jour même le matin ?
Avant de répondre à toutes ces questions, je précise que je ne parle ici que des méthodes que j’ai expérimentées. Cet article n’a pas la prétention d’être exhaustif. Il est là simplement pour vous inspirer et vous donner quelques idées.
Pourquoi faire une To Do List pour le travail ?
Nous avons déjà une multitude d’outils pour s’organiser au travail. Selon le métier ou selon la taille de l’entreprise où on travaille, nous avons à disposition les agendas partagés sur ordinateur et les agendas sur smartphone, auxquels s’ajoute la panoplie habituelle de tableaux blancs, plannings spécifiques et post-its qu’on rivalise d’ingéniosité pour les mettre à un endroit qui attire notre regard.
Mais malgré tous ces outils, notre cerveau reste encombré de tâches qui sont tout aussi importantes mais qui ne figurent sur aucun support, sinon sur les fameux post-its que l’on finit par ne plus voir.
Faire une To Do List et la tenir à jour tout au long de la journée va permettre au cerveau de se délester pour se consacrer à un travail plus profond de réflexion.
La liste va permettre aussi de classer, hiérarchiser et catégoriser les tâches.
Le piège à éviter
À mon sens, tenir une To Do List professionnelle présente un piège majeur dans lequel il faut absolument éviter de tomber si nous voulons que notre liste de tâches soit efficace et réussie et qu’elle contribue effectivement à notre productivité. Le piège c’est la procrastination.
Cela peut paraître étonnant. On décide de faire une To Do list justement pour éviter, entre autres, de procrastiner. Je m’explique.
Lorsque les choses ne vont pas comme prévu, c’est-à-dire le plus souvent, certaines personnes peuvent avoir tendance à procrastiner. Les tâches qui étaient prévues ne sont plus pertinentes sur le moment, alors que d’autres qui n’étaient pas prévues deviennent primordiales. Le fait de raturer pour corriger le tir peut sérieusement s’avérer insurmontable. La procrastination trouve ici un terrain idéal.
Un exemple pour mieux visualiser la situation
Prenons un exemple : sur ma liste, la moitié des tâches du jour devaient servir au rapport que je dois présenter en réunion le lendemain. Mais en arrivant le matin, on m’informe que la réunion est annulée et que je dois remplacer au pied levé mon collègue qui est malade.
Dans cette situation, pour ne pas me laisser déborder et pour mener à bien ma mision du jour, le mieux c’est de refaire complètement la To Do List.
C’est pourquoi j’aime utiliser des listes imprimables vierges, que je garde sous le coude pour ne jamais en manquer.
Comment classer les tâches dans la To Do List professionnelle ?
Faire une liste tous azimuts peut être utile au début, comme une sorte de brouillon, pour s’entraîner à repérer les tâches dont il faut délester le cerveau.
Mais la liste ne peut pas rester telle quelle. Elle risque d’être peu lisible et il faudra la parcourir en entier à chaque fois pour décider quelle tâche attaquer.
C’est plus agréable de regrouper les tâches qui se ressemblent et de distinguer les familles de tâches. Pour cela, on peut les classer par type, par priorité ou par échéance.
Le classement des tâches par type
Selon les jours ou selon le métier exercé, les tâches les plus courantes concernent les mails, les appels télphoniques, la rédaction de supports, les formalités ou même l’intendance parfois.
Pour ces journées types, la meilleure façon de faire sa liste c’est de regrouper les tâches qui se ressemblent. Pour cela, j’utilise un modèle que j’ai créé et qui est disponible à la boutique, en noir et blanc ou en couleurs.
En revanche, si pour le même dossier je dois faire 3 mails, deux appels téléphoniques et rédiger un compte-rendu, il m’arrive de faire une To Do List pour chaque dossier. Ainsi, la première page de mon dossier papier est toujours la To Do List qui va avec. J’imprime la liste par type en noir et blanc sur du papier jaune pour les réunions et sur papier bleu pour les projets.
L’avantage, c’est qu’au lieu de mettre parmi toutes les autres tâches que je dois préparer la réunion du 18 mars, je peux intituler la liste “Réunion du 18 mars” et noter plusieurs tâches comme faire l’ordre du jour, demander les points aux participants, réserver la salle, envoyer les invitations avant le 10 mars, préparer le Power Point et ainsi de suite.
Le classement des tâches par priorité
Pour classer ses tâches par priorité, il faut déterminer quelles tâches doivent être effectuées aujourd’hui sans faute, lesquelles peuvent être faites courant de la semaine mais pas nécessairement aujourd’hui et lesquelles garder pour ces moments de la journée où on a un petit créneau à occuper mais qui ne suffirait pas à attaquer une grande tâche.
Pour ce classement, vous pouvez faire des petits encadrés avec des intitulés sur votre feuille de papier. Ou si vous le souhaitez, vous pouvez vous aider des modèles prêts à imprimer que vous pouvez retrouver à la boutique, en noir et blanc ou en couleurs. De format A5, ils sont passe-partout et peuvent aussi bien être collés dans un carnet ou rejoindre votre organiseur à anneaux. Le petit plus, ce sont les intitulés déjà prévus et la rubrique à intitulé vide que vous pouvez personnaliser.
Ici, il ne faut pas hésiter à revoir ses priorités au cours de la journée. D’autres urgences peuvent apparaître. Restez concentrés sur vos tâches non négociables tout en intégrant les nouvelles priorité à votre liste.
Vous êtes tout à fait autorisés à déplacer des tâches de la rubrique “aujourd’hui” à la rubrique “courant de la semaine” ou vice versa. C’est comme ça qu’on devient maître de son temps.
Le classement des tâches par échéance
La troisième méthode de classement fait appel à la notion d’échéance. Elle peut être utile si on travaille sur plusieurs projets. Pour chaque tâche, on indique la date limite et on définit sa priorité.
Pour cela, je fais une colonne à gauche des tâches pour indiquer la priorité. Parfois j’utilise le code 1, 2, 3 pour signifier que les tâches avec priorité 1 sont requises avant de passer aux tâches à priorité 2. Parfois j’utilise un simple code couleur, rouge, orange, vert. Le rouge pour les tâches les plus prioritaires, le vert pour celles qui le sont moins. Il m’arrive aussi de combiner les deux pour plus de lisibilité
De plus, je fais une colonne à droite pour noter la date limite.
Le modèle de To Do List par échéance m’aide beaucoup pour ne pas faire les colonnes à la main. Il existe aussi en noir et blanc.
Ces trois méthodes de classement peuvent être utilisées simultanément. On peut faire une To Do list par type pour tous les jours et y noter les tâches habituelles, puis une autre par priorité pour les journées particulièrement chargées et enfin une liste par échéance, que l’on consulte régulièrement sans avoir besoin d’en faire une nouvelle chaque jour.
Les modèles plus évolués de To Do List professionnelle
Il existe des modèles plus évolués de listes de tâches mais elles relèvent plutôt de la gestion de projets.
Je les mentionne ici à titre indicatif seulement.
Le modèle Kanban
Ce modèle fonctionne un peu comme l’application Trello, si vous la connaissez. Sur un grand tableau, on fait trois colonnes : à faire, en cours et fait. On note chaque tâche sur un post it qu’on colle dans la colonne à faire. Quand on commence la tâche, on déplace le post it dans la colonne en cours et lorsqu’elle est terminée on le déplace dans la colonne fait.
Cette méthode est surtout utile lorsqu’on travaille en équipe. Ainsi, on est certain qu’aucune tâche ne sera prise par deux personnes en même temps et tous les membres de l’équipe peuvent voir la progression des tâches.
La matrice d’Eisenhower
Ce modèle est plus simple à mettre en place et peut vous être utile au début.
Dans un tableau, on classe les tâches pour déterminer lesquelles sont urgentes et importantes pour s’y atteler immédiatement. Celles qui sont urgentes mais pas importantes seront à faire plus tard. Ensuite on détermine celles qui ne sont pas urgentes mais importantes : on les délègue. Enfin, on repère celles qui ne sont ni urgentes ni importantes et on les supprime.
Le diagramme de Gantt
Henri Gantt l’a inventé en 1910, mais les chefs de projet en raffolent toujours aujourd’hui.
On représente les tâches du projet par des barres horizontales. On place ces barres sur un graphique qui comporte les échéances, un peu comme un macro planning.
Très utile et pratique sur ordinateur, il est compliqué à faire sur papier pour les tâches du quotidien. Il est surtout adapté pour visualiser les tâches et échéances d’un même projet.
Par quelle tâche commencer ?
Dilemme. On commence par le plus simple ou par le plus complexe ? Ce qui revient à se demander si on commence par le plus chronophage ou ce qui prend moins de temps.
Mais d’abord comment estimer le temps que va prendre une tâche ? Au début, je ne vous cache pas que ce sera à la louche et que vos estimations vont s’avérer parfois hasardeuse.
Alors, mon conseil ici sera de vous entraîner. Notez près de chaque tâche le temps que vous estimez devoir lui accorder, puis une fois la tâche accomplie, notez en rouge le temps réel qu’elle vous aura pris. En quelques jours seulement, vous verrez que vos estimations seront au plus juste.
Votre personnalité va déterminer la méthode à choisir
Il existe deux écoles. La première consiste à commencer par les tâches les plus simples et les plus rapides, histoire de s’échauffer et de constater une nette progression en peu de temps, ce qui est assez valorisant et motivant.
La deuxième école préconise de s’attaquer d’abord aux tâches les plus complexes et les plus chronophages. Celles-ci sont aussi en général les moins plaisantes. Elles sont ainsi évacuées en premier lieu pour pouvoir passer à d’autres choses plus agréables.
Quelle école choisir ? Je suis tentée de vous dire d’expérimenter les deux pour savoir laquelle correspond le mieux à votre rythme, car c’est de cela dont il s’agit.
Mais l’expérience et l’observation des habitudes d’autres personnes me permettent d’arriver à une conclusion plus pratique et plus concrète.
À mon sens, la question qu’il faut vous poser c’est “est-ce que je suis plutôt du matin ou plutôt du soir ?” Vous seul connaissez la réponse.
Si vous êtes du matin, vous vous sentez plus productif en début de journée et votre énergie a plutôt tendance à s’estomper à mesure que la journée avance. La meilleure façon d’attaquer votre To Do List est de commencer par les tâches les plus complexes et les plus chronophages.
Si vous êtes plutôt du soir et que vous donnez le meilleur de vous même en fin de journée, alors il faut commencer la journée par les tâches les plus simples.
N’hésitez pas à me raconter votre expérience en commentaire. Je la lirai avec grand plaisir.
Le support à utiliser pour la To Do List professionnelle
Qu’il soit papier ou en ligne, un agenda reste un agenda. Il est fait pour les rendez-vous, les réunions et les tâches qui ont un horaire spécifique. Si vous utilisez un calendrier partagé en ligne, vous pourrez bloquer des créneaux pour vous consacrer à votre liste mais sans indiquer précisément les tâches à accomplir. Cela permet aux autres de voir que ces créneaux-là ne sont pas libres.
La To Do List, surtout professionnelle, n’a pas sa place dans l’agenda. Si vous l’intégrez à celui-ci, vous allez passer plus de temps à le mettre à jour qu’à faire ce que vous avez à faire.
Dans un carnet à part, dans un organiseur ou dans un document séparé sur votre ordinateur, votre To Do List sera plus efficace parce qu’elle est moins figée, plus accessible, extensible, modifiable, bref elle fait partie de votre espace de réflexion.
Je dis toujours que la réflexion ne peut pas se faire dans un agenda et c’est particulièrement vrai pour la To Do List. Comme vos notes, vos croquis, vos idées brillantes à creuser et le suivi que vous faites pour vos différentes routines, la To Do List trouve naturellement sa place dans votre système d’organisation, à côté de l’agenda mais pas dedans…
Le meilleur moment pour faire sa liste
Maintenant que vous savez tout sur la To Do List professionnelle, reste une dernière question : on fait sa liste la veille pour le lendemain ou le jour même le matin ?
Personnellement, commencer une nouvelle liste tout de suite le matin me prend plus de temps qu’il n’en faut. Il faut que je me remette les idées en place, que je consulte mes notes de la veille et bien d’autres choses encore avant de pouvoir faire ma liste.
Je trouve que c’est plus efficace de commencer à la faire la veille, même si elle est incomplète. De cette façon, le lendemain matin, je reprends le cours de mes idées au lieu de me retrouver devant une page blanche.
Les rubriques “penser à” et “courant de la semaine” présentes dans la To Do List par priorité m’aident beaucoup dans cette démarche.
J’espère que cet article vous a aidés à mieux maîtriser votre To Do List au travail. J’espère surtout que je vous ai donné toutes les astuces et les idées que vous recherchez. Je répondrai avec plaisir à toutes vos questions en commentaire. Je compte aussi sur vous pour me dire si j’ai oublié un point ou si vous souhaitez en développer un autre.
À bientôt pour une autre création.