Organisation

Comment s’organiser quand on ne sait pas quelle méthode adopter ?

Une nouvelle année vient de commencer et parmi les bonnes résolutions, vous avez surligné, souligné et entouré celle de mieux vous organiser?

Vous cherchez une méthode pour moins éparpiller vos outils d’organisation et tout structurer au même endroit?

Vous entendez parler de GTD, de bullet journal, de planner ou d’organiseur, d’applications sur smartphone et tablette et vous ne savez pas vers quelle méthode vous tourner?

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En lisant cet article, vous allez pouvoir vous faire une idée de chacune des méthodes et peut-être décider de tester l’une ou l’autre en fonction de ce qui vous convient.

Je ne suis pas une spécialiste de l’organisation mais j’ai longtemps cherché un système d’organisation qui me convienne et j’ai envie de partager avec vous ce qui a fonctionné pour moi dans chaque méthode et aussi ce qui ne m’a pas convaincue, en espérant pouvoir vous aider à y voir plus clair.

Au final, vous verrez que les choix qu’on fait pour notre organisation dépendent de chacun de nous, de nos priorités du moment et de notre façon de traiter les informations entrantes, qui est différente d’une personne à l’autre.

La méthode GTD de David Allen

David Allen est un penseur très influent dans le domaine de la productivité. En 2001, il a inventé la méthode GTD, Getting Things Done. La traduction littérale c’est « faire en sorte que les choses soient faites ».

Dans son livre « s’organiser pour réussir », il la définit comme l’art de l’efficacité sans le stress. En gros, si l’esprit est clair et les idées bien organisées, les performances ne peuvent qu’augmenter sans avoir à subir un quelconque stress.

Pour y parvenir, la méthode repose sur 5 étapes:

  • Collecter
  • Clarifier ou traiter
  • Organiser
  • Réviser
  • Agir

Le schéma de présentation de la méthode peut paraître intimidant mais si on part du principe que chaque information qui nous arrive doit être collectée puis orientée dans l’une des branches du système, avec un peu de persévérance, tout devient plus clair.

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1 – La collecte

La collecte est l’étape qui prend le plus de temps lorsque l’on débute, puisqu’il s’agit de noter pêle-mêle toutes les choses dont on doit s’occuper, sans aucune hiérarchisation pour l’instant, juste pour les coucher sur papier (ou dans un fichier informatique, peu importe) pour en décharger notre cerveau. Tout y passe, des tâches quotidiennes aux mails reçus en passant par les courriers papier et les coups de fil à passer. Ce sont les « machins » que vous voyez en tête du schéma.

C’est le moment de rassembler tous les dos d’enveloppes et les post-its sur lesquels on a griffonné des petites listes. Chiche …

Par la suite, cette collecte se fera au fur et à mesure que les informations arrivent, dans la section « boîte de réception » de votre support d’organisation et elle ne vous prendra plus que quelques minutes par jour.

2 – La clarification

La clarification, que j’appelle aussi le traitement des informations, va concerner chaque élément de la collecte et va suivre un processus simple :

Répondre à la question: Cette tâche demande-t-elle une action de ma part ? Est-elle prioritaire ?

Si la réponse est non, la tâche est à éliminer, archiver dans la section « référence » ou mettre en attente, dans la section « un jour peut-être » de votre support d’organisation.

Si la réponse est oui, il y a deux possibilités :

Soit on peut réaliser la tâche en moins de 2 minutes, alors il faut la réaliser tout de suite.

Soit la tâche nécessite plus de 2 minutes, alors on passe à l’étape suivante pour l’organiser.

3 – L’organisation

L’organisation consiste à alimenter les listes de tâches et l’agenda.

Lorsqu’une tâche est actionnable, il faut se demander quelle est la prochaine action à faire. Si c’est une tâche qui nous incombe personnellement et qu’on peut lui prévoir une date, elle ira dans la section « actions à venir » qui est aussi une sorte d’agenda mensuel puisque cette section est datée.

Si la tâche doit être déléguée, elle sera confiée à la personne choisie et tracée dans la section « liste d’attente » et si elle nécessite à son tour plus de 2 actions, elle ira dans la section « projets » pour y être planifiée et décomposée en sous-tâches avec mise en place d’un suivi régulier. Les sous-tâches peuvent alors rejoindre la section « actions à venir ».

A ce stade, des listes de tâches contextuelles peuvent être créées. C’est-à-dire par exemple une liste de tâches à effectuer quand on est devant son ordinateur, une autre liste pour quand on est à l’extérieur (les courses, la poste, le pressing), une autre pour les moments de la journée où on a moins d’énergie, … vous pouvez faire autant de listes que vous voulez. En attribuant un code couleur à chaque type de liste, vous pourrez repérer les éléments prioritaires d’un seul coup d’oeil sur vos actions à venir.

4 – La révision

La révision est l’étape qui fait abandonner le système par mal de personnes, d’après les spécialistes. Il s’agit tout simplement de faire un suivi des différentes actions et des échéances, de définir les actions à venir et d’intégrer dans le système les nouvelles informations entrantes. En général, une fois par semaine peut suffire pour cette étape, à condition de s’y tenir et d’en faire une habitude.

5 – L’action

L’action : si on a bien fait les 4 étapes précédentes, cette dernière partie devrait se faire sans encombre. On prend son plan et on l’exécute. Point final.

Qu’est-ce que j’en ai retenu ?

Ça, c’est la théorie. Elle convient à beaucoup de personnes qui constatent réellement qu’elles sont devenues plus efficaces, moins débordées.

Pour ma part, j’ai trouvé le système attractif mais à l’utilisation, je lui ai trouvé un côté contraignant qui m’empêchait de l’adapter à mes besoins. Je n’ai peut-être pas eu la patience de gérer autant de sections et j’ai essayé d’en regrouper certaines. J’ai aussi remarqué que je finissais souvent par recopier certaines choses, entre les actions à venir, les projets, les sous-tâches et les listes volantes.

Que ce soit sur carnet ou sur planner (organiseur à anneaux), finalement j’ai juste conservé le principe de la boîte de réception, qui m’a permis de rassembler tous mes éléments entrants et qui me sert à les stocker tout simplement, puisque le cerveau n’est pas fait pour stocker, d’après David Allen.

Puis j’ai testé la méthode du bullet journal.

Le Bullet Journal de Ryder Carroll

Deux mots qui depuis quelques années ont un succès fulgurant. Tous les jours de nouveaux adeptes testent et adoptent cette méthode qui a le mérite de la simplicité.

C’est Ryder Carroll, un designer graphique à New York, qui crée le Bullet Journal, après quelques années d’essais et de développement pour trouver un système d’organisation qui fonctionne pour lui.

Le système

Le système est présenté dans le livre de Ryder Carroll « La méthode Bullet Journal : Comprendre le passé, organiser le présent, définir l’avenir » et dans cette courte vidéo, sous-titrée en français :

En voici les grandes lignes:

Tout d’abord, numéroter les pages du support que l’on a choisi; carnet, cahier, classeur ou autre.

Laisser quelques pages au début du support pour l’index. C’est la table des matières, là où vous allez noter le titre de vos pages et leur numéro pour les retrouver facilement.

Le « future log », registre du futur. Ce sont deux pages divisées chacune en 3 mois pour y noter les évènements qui vont arriver dans les 6 prochains mois.

Le « monthly log », registre du mois. Sur une page, le mois en cours avec une ligne par jour et sur la page d’en face, une liste de tâches à accomplir ce mois-ci.

Le « daily log », pour créer sa liste de tâches, au jour le jour.

Ensuite, définir un code pour les « bullets », que je traduirais par puces. Par exemple un point pour une tâche, un rond pour un évènement, un triangle pour un rendez-vous et ainsi de suite. C’est ce qui s’appelle « key » pour clé de décrypatage.

Reprendre à partir du monthly log au début de chaque mois.

Lorsque des tâches et évènements se rapportent au même thème global, il peut être utile de créer une collection. C’est une liste de tâches pour un projet par exemple, une liste de courses ou une liste de ce que vous voulez.

Pour faire les collections, simplement utiliser la prochaine page blanche numérotée et la reporter dans l’index.

Quand on fait la revue de la semaine passée ou du mois passé pour repérer les tâches non terminées et les reporter sur la semaine ou le mois suivant, ça s’appelle la « migration ». Sauter dans un autre carnet lorsque le premier est plein, c’est aussi de la migration mais c’est moins drôle, parce qu’il faut recopier pas mal de choses, surtout les collections.

Aujourd’hui, ce système est très populaire et sa force réside dans sa simplicité et sa modularité. Chacun peut s’en servir en l’adaptant à ses besoins.

Simplicité parce qu’il suffit d’un cahier et d’un stylo pour commencer.

Modularité parce qu’on peut en faire un support assez minimaliste pour aller à l’essentiel, ou un espace qui conjugue organisation quotidienne avec décoration et donc créativité.

En témoignent les milliers de pages talentueusement décorées que l’on peut admirer sur la toile en tapant simplement les mots Bullet Journal dans le moteur de recherches.

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Qu’est-ce que j’en ai retenu ?

J’ai testé le système dans un carnet mais aussi dans un planner (organiseur à anneaux).

Dans le carnet, l’index est très utile parce qu’on ne choisit pas l’emplacement de sa prochaine page blanche, ce qui n’est pas le cas dans un planner. On place ses pages où on veut.

J’ai vite abandonné le future log. En principe, on note à cet endroit les évènements ou tâches futures quand on en a connaissance. Ce qui m’a déplu, c’est de finir avec des dates qui ne se suivent pas dans un même mois. Comme une fête le 25 février qui est notée avant une lettre à poster le 10 !

Je l’ai remplacé par une série de monthly logs qui se suivent.

Le daily log suppose aussi de noter, la veille, les tâches de la journée suivante. Certes, ça permet d’utiliser peu d’espace pour les jours où on est moins occupé et plus d’espace pour les autres jours. Mais moi j’avais besoin d’une vue sur la semaine, avec des espaces égaux pour tous les jours.

J’ai usé et abusé des collections et comme beaucoup d’entre vous, j’ai inclus quelques « trackers » pour faire un suivi de certaines tâches et mettre en place de bonnes habitudes.

La papeterie et le joli matériel m’ayant toujours attirée comme un aimant, je varie les plaisirs et je teste beaucoup de choses. Je fais de la décoration lorsque j’en ai le temps. Le reste du temps, je fais bon usage de mes stickers !

Que ce soit le GTD ou le Bullet Journal, on peut les pratiquer aussi sur un support numérique, ou se servir d’autres applications pour organiser son quotidien.

Les applications sur smartphone ou sur tablette

De l’application « calendrier » présente par défaut sur tous les appareils aux applications proposées au téléchargement par les différents éditeurs, ce n’est pas le choix qui manque.

Pendant longtemps, j’ai minutieusement rempli mon calendrier sur smartphone en affectant chaque tâche à une date. Mais certaines tâches devaient être faites sans que je sache à quelle date je vais pouvoir m’y attaquer.

J’ai testé alors des applications de gestion de projets et de prise de notes aux fonctionnalités très développées. Je pouvais inclure dans mes notes du texte, des photos, des copies écran de sites internet, je pouvais surligner, entourer et même dessiner quand j’avais besoin de faire un petit croquis.

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Mon but ici n’est pas de citer le nom des applications pour dire laquelle est la meilleure. Je cherche surtout à vous rendre compte de mon expérience et je suis sûre que vous connaissez aussi ces applications ou que vous allez vite les trouver si vous recherchez dans votre store d’applications.

Testez-les et essayez de vous faire une idée. Peut-être que vous y trouverez votre bonheur en termes d’organisation.

J’ai beaucoup apprécié les fonctions de rappel, la simplicité des listes de tâches que l’on peut faire à la va-vite et les échéances qu’on peut se mettre pour telle ou telle action.

Mais en parallèle, je reprenais toujours le papier et le stylo quand je devais débroussailler les différentes actions à planifier pour mener à bien un nouveau projet.

Qu’est-ce que j’en ai retenu ?

Avec le recul, j’ai compris que pour cerner une organisation dans sa globalité, faire le travail de réflexion, mieux vaut le faire sur papier, écrire tout ce qui me passe par la tête puis barrer des choses, relier des idées entre elles avec des flèches et entourer ce qui est important. De cette façon, les informations sont mieux fixées dans le cerveau. Une fois ce travail accompli, il devient plus facile d’alimenter les applications numériques avec les actions et les échéances. Parce que les applications, c’est pour retranscrire mais pas pour réfléchir.

C’est aussi simple que cela mais pour repérer cette différence, il m’a fallu énormément de pratique et de temps.

Aujourd’hui, ma préférence va sans aucun doute au système papier, mais vous le savez déjà depuis que vous avez lu mon article sur l’organisation !

Vous l’avez compris, pas de recette miracle. Ce qui convient à certains peut déplaire à d’autres. C’est normal parce que l’organisation, c’est personnel. D’ailleurs les trois méthodes décrites dans cet article ne sont pas incompatibles entre elles, certaines personnes combinent les trois ou au moins les deux premières.

Et vous, avez-vous testé ces méthodes ou d’autres méthodes qui vous ont paru plus en accord avec votre personnalité ? Je serais ravie de vous lire à ce sujet dans les commentaires.

N’hésitez pas à partager des liens vers cet article ou l’épingle Pinterest si vous avez apprécié ce petit panorama.

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